ПРИНЯТО
Общим решением
педагогического совета №1 от
31.08.2022 г.

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ «Лицей
№22»
С.З. Анатова ___________
Приказ № 820- П от 31.08. 2022 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников
организации, осуществляющей образовательную деятельность, разработано в
соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об
образовании в Российской Федерации» с изменениями от 8 декабря 2020
года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» в
редакции от 8 декабря 2020 года, Приказом Федерального архивного
агентства от 23 декабря 2009 года N 76 «Об утверждении Методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти», Указом Президента от
30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных
государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного
дела» в редакции от 23 июля 2019 года, Трудовым Кодексом Российской
Федерации, Коллективным договором, Уставом МБОУ «Лицей №22».
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел
педагогов и иных сотрудников и работников школы, определяет порядок
формирования, учета и хранения, выдачи личных дел во временное
пользование, а также ответственность, права работников и директора школы.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является
обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников
школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается
на секретаря делопроизводителя.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета,
содержащий наиболее полные сведения о работнике образовательной
организации и его трудовой деятельности. В личное дело вносятся сведения,
связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к
конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и
разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.

1.8.
Ведение
нескольких личных дел одного работника
образовательной организации не допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы
производится непосредственно после приема в школу или перевода
педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела
педагогов и сотрудников школы, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:
• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний
(при наличии); • копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента
назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных
соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.
Для работников:
• заявление о приеме на работу;
• заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента
назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных
соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку;
• медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:
• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах. Работодатель
знакомит:
• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом,
Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др.
локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда,
инструктаж по противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел
(приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих
реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел
общеобразовательной
организации;
полное
наименование
общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя
отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год
окончания ведения дела; количество листов; срок хранения; 5
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел,
в хронологическом порядке:
 внутренняя опись документов дела (приложение № 3);

 личный листок по учету кадров (приложения № 6);
 заявление о приеме на работу;
 приказ о приеме на работу;
 трудовой договор;
 договор о полной материальной ответственности (если работник
материально ответственное лицо);
 характеристики и рекомендательные письма;
 согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат
нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела
педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в
обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную
папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна
содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела,
количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из
дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней
описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество листов
дела.
3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников школы.
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников школы ведется в течение
всего периода работы каждого педагога и сотрудника школы.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников
предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе
рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и
сотрудников общеобразовательной организации;
• отзывы должностных лиц о
педагоге и сотруднике
общеобразовательной организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.

3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью
личных дел в ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным)
производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет
сохранности включенных в него документов проводит специально созданная
комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах
ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и
составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке
доводятся до директора школы.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников
школы.
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников
организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел,
обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности
сведений,
содержащихся
в
документах
личных
дел,
от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной
организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников имеют только
секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной
организации либо заместители директора при исполнении обязанностей
директора школы.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников школы
производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников школы, имеющих
государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания,
хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения
работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование 5.1. Выдача
личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора школы по заявлению
сотрудника школы.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников
школы производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь
или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела,
выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть
ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с
разрешения директора с оформлением соответствующей записи в графе
«Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его
место (между листами соседних документов) вкладывается справказаместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего
документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится
специалистом по кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура
включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 8);
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом
делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе
использования архивных документов в листе-заверителе делаются
соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его
следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в
одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела
(тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных
дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в
алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к
разным индивидуальным 8 делам, чистым листом бумаги с указанием на нем
фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и
сотрудника общеобразовательной организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с
перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в
пределах которых расположены соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет
после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.
Предварительно секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и
правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке
недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и
прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.

6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года,
хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела директора,
главного бухгалтера общеобразовательной организации имеют постоянный
срок хранения.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники школы обязаны своевременно представлять
секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в
персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
•
сохранность
личных
дел
педагогов
и
сотрудников
общеобразовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах
педагогов и сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся
в личных делах педагогов и сотрудников школы, педагоги и сотрудники
школы имеют право:
• получить полную информацию о своих персональных данных и
обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и
содержащие персональные данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных
персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников, в том
числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и
обработки персональных данных.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников
является локальным нормативным актом, принимается на Педагогическом
совете школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом
директора школы.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение,
оформляются в письменной форме в соответствии действующим
законодательством Российской Федерации.

9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников
образовательной организации принимается на неопределенный срок.
Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке,
предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений
отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция
автоматически утрачивает силу.